Contrato de encargo de tratamiento

Este contrato forma parte de los términos del servicio entre GuestSync LLC ("encargado", "nosotros") y el propietario que nos contrata ("responsable", "tú"). Se aplica automáticamente desde el día en que asumimos tu operativa de huéspedes: no tienes que solicitarlo ni firmarlo aparte, aunque te firmaremos una copia si nos la pides.

1. Roles

Al gestionar tu operativa tratamos datos personales de tus huéspedes. Tú eres el responsable de esos datos: pertenecen a la relación entre tu huésped y tú, y tú decides para qué se usan. Nosotros somos tu encargado y actuamos únicamente siguiendo tus instrucciones.

Tus propios datos como cliente —contacto y facturación— los tratamos como responsables, conforme a nuestra política de privacidad. Este contrato no los cubre.

2. Qué tratamos y para qué

• Objeto — gestionar la parte de huéspedes de tu alquiler vacacional: mensajería, llamadas, check-in y check-out, reseñas y gestión de incidencias.
• Duración — mientras te prestemos el servicio.
• Interesados — tus huéspedes y las personas en cuyo nombre reservan.
• Categorías de datos — nombres, datos de contacto, fechas de reserva y estancia, datos de llegada, códigos de acceso generados, el contenido de los mensajes y las llamadas, y los datos de identidad o registro que tu normativa te obligue a recoger.
• No tratamos categorías especiales de datos de forma deliberada. Si un huésped facilita por su cuenta información de salud o accesibilidad en un mensaje, la usamos solo para atender esa estancia.

3. Nuestras obligaciones

• Tratamos los datos de huéspedes únicamente siguiendo tus instrucciones documentadas, que incluyen estos términos y la configuración que tú definas en tus sistemas. Si creemos que una instrucción infringe la ley, te lo diremos.
• Todas las personas que autorizamos están sujetas a confidencialidad.
• Aplicamos medidas técnicas y organizativas de seguridad adecuadas. Están en el apartado 6.
• Te ayudamos a atender las solicitudes de los huéspedes para acceder, rectificar o suprimir sus datos.
• Te ayudamos con la notificación de brechas y con cualquier evaluación de impacto que tengas que hacer.
• Al terminar el contrato, suprimimos los datos de huéspedes que obren en nuestro poder o te los devolvemos, a tu elección, salvo lo que estemos obligados a conservar por ley.
• Ponemos a tu disposición la información necesaria para demostrar que cumplimos, y aceptamos una auditoría o respondemos a un cuestionario con preaviso razonable, una vez al año o tras una brecha.

4. Subencargados

Nos autorizas a usar los siguientes subencargados:

• Kross Booking — el sistema de gestión donde se produce la comunicación con el huésped.
• Nuestro proveedor de DNS y reenvío de correo (Estados Unidos).
• Nuestro proveedor de correo — el buzón donde se recibe la correspondencia.
• El proveedor de tu propia cerradura digital, a cuyo software nos das acceso. Actuamos dentro de tu cuenta, no de la nuestra.

Aquí los identificamos por su función. La lista actual con el nombre de cada empresa está disponible a petición y se la enviamos a cualquier cliente que la pida, para que puedas hacer tu propia valoración.

Seguimos siendo responsables del desempeño de nuestros subencargados. Si añadimos o sustituimos alguno te lo comunicaremos con al menos 30 días de antelación y podrás oponerte, en cuyo caso puedes terminar sin coste, cosa que puedes hacer de todos modos porque no hay permanencia.

5. Transferencias internacionales

Estamos establecidos en Estados Unidos, así que los datos de los huéspedes llegan allí. Cuando te aplique el RGPD o el RGPD del Reino Unido, las transferencias se amparan en las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea incorporadas en las condiciones de tratamiento de nuestros proveedores, junto con las medidas del apartado 6. Si nos lo pides, suscribiremos las Cláusulas Contractuales Tipo directamente contigo.

6. Seguridad

• El acceso a tus sistemas se concede desde tus propias cuentas, de modo que puedes revocarlo tú mismo en cualquier momento sin pedírnoslo.
• Solo personas concretas de nuestro equipo tienen acceso a cada propiedad, con el mínimo privilegio necesario. Las credenciales no salen de esa lista, no se mandan por chat y no se reutilizan entre clientes.
• Creamos y revocamos códigos de acceso de huéspedes. No cambiamos códigos maestros ni añadimos usuarios permanentes.
• Todos los accesos se revocan y se te confirman por escrito en 24 horas desde la terminación.
• El tráfico con nuestros sistemas va cifrado en tránsito.

7. Brechas de seguridad

Si tenemos conocimiento de una brecha que afecte a los datos de tus huéspedes te lo notificaremos sin dilación indebida y en todo caso en 48 horas, con lo que sepamos: qué ha pasado, qué datos y aproximadamente cuántas personas están afectadas, las consecuencias probables y qué estamos haciendo. Notificar a la autoridad de control y a los huéspedes es decisión tuya como responsable; nosotros te damos lo que necesites para tomarla.

8. Responsabilidad y prevalencia

La limitación de responsabilidad de los términos del servicio se aplica a este contrato. Cuando este contrato entre en conflicto con los términos del servicio en materia de tratamiento de datos de huéspedes, prevalece este contrato. Se rige por las leyes del Estado de Florida, sin perjuicio de la protección imperativa que corresponda a los interesados conforme a su propia ley.